A organização de programas de treinamento e desenvolvimento envolve diversas etapas antes e também no dia do evento.Antes que ele aconteça, é preciso se atentar para aescolha do local, documentos de controle, materiais de identificação, certificados, além, é claro, de toda a fase de divulgação.Já no dia do treinamento, o desafio é preparar o local e receber os participantes.Pensando em te auxiliar a se preparar para o grande dia do evento, ao longo deste artigo iremos falar, por meio de dicas, sobre ospreparativos pré-evento e no dia do evento.Vamos lá?

Os preparativos pré-treinamento

Antes de falarmos sobre o dia dotreinamentoe desenvolvimento em si, é muito importante considerarmos o que acontece antes. Os preparativos pré-treinamento consistem em uma etapa em que são realizadas as tarefas como: alocar os recursos audiovisuais, instalar equipamentos, preparar o coffee break, divulgar o programa, organizar a sala de treinamento, reservar hospedagem e transporte, entre outros.Mas vamos por partes. Para se organizar durante essa fase, você pode seguir alguns passos:

• Faça a escolha do local

Para definir onde o treinamento irá ocorrer, considere se ele conta com uma boa iluminação, ar condicionado, mesas, cadeiras, caixa de som, microfone, data show, entre outros itens que possam ser necessários.Você pode estar se perguntando: como eu vou saber de tudo que precisa ter no local e como organizar a disposição dos lugares? Para isso, você deve considerar qual será o método utilizado. Por exemplo, se for o método expositivo, o ideal é que as cadeiras sejam organizadas em fileiras e que o data show funcione. Já caso a proposta for de dinâmicas em grupo, mesas redondas podem funcionar melhor, e por aí vai.

• Prepare documentos de controle e identificação

Antes do treinamento, organize os documentos necessários para que tudo corra bem no dia, como a lista de presença com os inscritos e os crachás ou etiquetas para serem distribuídos.Neste crachá, podem conter informações para além do nome, como o cargo e o nome do treinamento. Isso auxilia na interação entre o instrutor e participante e todos os envolvidos no treinamento.

• Crie os certificados

Parte fundamental de um treinamento são os certificados, que tem como objetivo validar as competências trabalhadas. Para que não demorem muito a serem entregues, criá-los previamente é uma boa alternativa.Se a finalidade é ser considerado um certificado, ele deve conter o nome do evento, nome do participante, data do treinamento, carga horária, data de emissão, assinatura da empresa e assinatura do participante.

• Realize uma boa divulgação

Para que você conquiste o seu público-alvo do treinamento e também para que os participantes consigam se programar para participar, a divulgação prévia pode ser feita por meio de banners, cartazes, das redes sociais e do e-mail, dentre outros canais.É uma etapa importante pois ajuda a evitar investimento em tempo e dinheiro desnecessários. Para que seja eficiente, os materiais de divulgação devem conter pelo menos o nome, local, horário, forma de inscrição e programação do conteúdo a ser exposto.

Como organizar o local para receber os participantes

Sabendo o que fazer previamente, chegou o momento de organizar o local para receber os participantes do treinamento e desenvolvimento. Essa organização é indispensável pois é o que gera aprimeira impressão do espaço, que deve ser confortável, e também diz muito sobre os realizadores do evento.O treinamento começa já com a chegada dos alunos, que devem se acomodar no espaço, escolhendo seus lugares e conversando com os outros participantes.Para iniciar a fala do instrutor, é importante que um dos organizadores do treinamento ou o próprio palestrante informe asdiretrizes de participação.Essas são informaçõescomo horários de início e fim, coffee breaks e almoço, solicitação de total atenção do grupo durante o treinamento, pontue quanto a interrupções, entre outras questões.Após essa introdução, o instrutor deve se apresentar e falar sobre seu currículo, para que os presentes saibam mais sobre a sua experiência do assunto que será abordado. Neste momento, também é interessante pedir que os alunos se apresentem, falando nome, cargo, idade e expectativa em relação ao programa.Esse último ponto também deve ser retomada quando o treinamento for concluído, buscandofeedbackspara entender se os objetivos foram cumpridos e o que pode ser melhorado em futuras edições, além de propor o engajamento dos treinandos.

Conclusão

Promover uma cultura de aprendizado contínuo contribui para a construção de uma equipe mais competente e engajada. Portanto, ao seguir as etapas e dicas apresentadas ao longo deste artigo para realizar treinamentos presenciais, você estará no caminho certo para promover treinamentos organizados e de qualidade.Para que você tenha tempo de se dedicar aos treinamentos, conte com a RHGestor, somos uma plataforma completa para Gestão de Pessoas, que possui soluções exclusivas para o desenvolvimento dos seus colaboradores.Com o nosso sistema, você automatiza os seus processos, fazendo desde o controle dos treinamentos obrigatórios até a criação de uma Universidade Corporativa. Além de ter acesso a todos os indicadores de T&D da sua equipe.Clique aqui para solicitar um contato com um de nossos especialistas e saber mais sobre nossas funcionalidades.