POP: o que é e como elaborar

Sabemos que a rotatividade de colaboradores é uma realidade na maioria das organizações. Quando um funcionário deixa a equipe, os processos devem continuar sendo executados de forma correta, sem perder a qualidade e o ritmo. Para isso, existe o Processo Operacional Padrão.

Neste artigo você encontra: 

• O que é Procedimento Operacional Padrão;
• Qual a sua importância e os benefícios para a empresa;
• Como elaborar um POP. 

O que é POP

O Processo Operacional Padrão, ou POP, é um documento descritivo que consta as etapas necessárias para realizar determinada tarefa ou atividade de forma padronizada, e assim, consistente. 

Ele indica as melhores práticas e procedimentos a serem seguidos, a fim de garantir que a atividade seja executada de maneira eficiente, independente de quem esteja executando. 

Os POPs são geralmente utilizados em empresas, indústrias e organizações, visando garantir e manter a qualidade dos produtos e serviços. Eles podem abranger desde tarefas mais simples e cotidianas, até processos complexos. 

É importante ressaltar também a importância dos Processos Operacionais Padrão, para a gestão do conhecimento organizacional. Isso ocorre pois eles permitem que as informações relevantes para a execução de uma determinada atividade sejam documentadas e compartilhadas com todos os envolvidos. 

Sendo assim, os POPs podem auxiliar na melhora da comunicação e colaboração entre as equipes, além de reduzir a taxa de erros no trabalho. 

Qual é a importância e os benefícios para a empresa 

Se a sua empresa deseja alcançar e manter a excelência operacional em suas atividades, a obtenção de Processos Operacionais Padrão é fundamental. Considere que a cada colaborador que deixa a empresa e a cada novo que entra, se os processos não forem otimizados, como isso toma tempo dos gestores, atrasando os processos. 

Entre as suas principais importâncias e benefícios, se destacam: 

• Redução de Custos

Uma vez que os processos são padronizados, eles se tornam mais eficientes, o que diminui a chance de erros que podem gerar despesas desnecessárias. Além disso, documentar todos os processos pode ser muito útil para identificar áreas em que os custos podem ser reduzidos.  

• Padronização 

Como o próprio nome já indica, os POPs garantem que as atividades sejam realizadas de forma consistente e principalmente: padronizada. Isso se torna muito importante pelo fato de que independente de quem executa a função, ela será realizada da forma desejada. Sendo assim, isso ajuda a minimizar variações e erros durante o processo, o que melhora a qualidade dos produtos entregues e dos serviços realizados. 

• Treinamento 

O Processo Operacional Padrão fornece um guia para ser utilizado durante o treinamento dos colaboradores. Isso ajuda a garantir que eles sejam capacitados de forma adequada para executar suas tarefas, e que entreguem qualidade e consistência em seu trabalho. 

• Gestão do Conhecimento 

Essa ferramenta permite que as informações consideradas relevantes para a realização de uma determinada atividade sejam registradas e compartilhadas com todos os envolvidos. 

• Melhoria Contínua

Para além de criar e estabelecer Processos Operacionais Padrão, é preciso realizar revisões regulares, isso permite a identificação de oportunidades de melhorias contínuas nos processos. Consequentemente, isso contribui a empresa a se adaptar às mudanças no mercado e a manter-se competitiva.  

Com isso, podemos concluir que os Processos Operacionais Padrão são essenciais para uma melhoria contínua  e para a garantia da qualidade e eficiência dos processos de uma empresa. 

Como elaborar um Processo Operacional Padrão 

Não existe uma fórmula para seguir na hora de elaborar o POP, porém, é muito importante se atentar ao fato de que ele é um documento. Sendo assim, ele deve estar de acordo com uma estrutura adotada pela empresa, e conter uma assinatura para que seja validado. 

Por isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a ter um direcionamento na hora de elaborar esse documento. 

• Identifique o processo: 

Qual é o processo que você deseja documentar e padronizar? Comece definindo isso. Escolha um nome para o processo, e insira as informações iniciais, como qual é o objetivo deste documento. 

Um exemplo de documento pode ser: Como embalar as roupas, caso a empresa em questão seja uma loja. 

• Descreva e documente as atividades: 

Comece colocando em ordem cronológica, liste e descreva detalhadamente o processo a ser realizado, contendo todas as informações necessárias, para que não haja dúvidas na hora do colaborador executar a atividade. 

Nessa etapa, você deve incluir as instruções, quais são os materiais necessários, quanto tempo a tarefa leva para ser realizada, quais são os riscos, entre outros. 

• Defina os responsáveis

Um processo sem responsáveis não funciona, é preciso estabelecer quem ficará encarregado de executar cada etapa. Sabendo disso, determine colaboradores capacitados para realizar os processos de forma adequada. 

• Estabeleça os padrões de qualidade

Cada etapa exige padrões a serem alcançados, para que os responsáveis saibam qual é o parâmetro a ser alcançado no momento de realizar as tarefas. Para auxiliar nesse processo, ofereça material de apoio que seja relacionado com as funções que devem ser exercidas, como manuais de instrução, isso pode auxiliar muito, além de fornecer apoio e mais segurança para o colaborador. 

Após elaborar um documento de Procedimento Operacional Padrão, lembre-se que eles são ferramentas de melhoria contínua. Sendo assim, busque periodicamente revisar e realizar as atualizações necessárias. 

O foco é criar um processo claro, eficiente e eficaz para alcançar resultados consistentes e de alta qualidade.  

Conclusão 

O RH vem se mantendo atualizado e facilitando cada dia mais o trabalho dos profissionais de RH.

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