Considerada um grande avanço, a LGPD traz novas exigências e requisitos para todas as empresas. Mas não só isso, a lei já é uma inovação para o setor e tem trazido grande auxílio aos gestores.

Isso porque ela traz regras relativas à privacidade e segurança de dados, sejam essas informações dos clientes, colaboradores ou fornecedores. Por isso, o RH deve se atentar e se adaptar a essas mudanças., afinal, ele é um setor que lida diretamente com diversos dados pessoais, além de ter controle sobre toda a jornada do colaborador na empresa.

Mas o que é LGPD?

A lei 13.709/2018 tem como objetivo proteger os direitos de liberdade e privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Ainda com foco jurídico, cria um cenário de segurança jurídica padronizando regulamentos e práticas para promover a proteção dos dados pessoais de todo e qualquer cidadão que esteja no Brasil.

A LGPD define o que são dados pessoais e o que não é, explicando que alguns deles estão sujeitos a cuidados específicos, como os dados pessoais mais sensíveis e dados de crianças e adolescentes. 

Todos os dados que são tratados, tanto no meio físico quanto digital, estão sujeitos a regulação, independente de estar no Brasil ou no exterior o centro de dados, se são pessoas brasileiras ou não. Essa lei autoriza também o compartilhamento de dados com organismos internacionais e outros países, desde que os requisitos sejam observados.

No que diz respeito ao consentimento, o titular é considerado elemento essencial ao tratamento desses dados. A lei ainda traz muitas garantias ao cidadão, como poder recorrer para que seus dados sejam excluídos, revogar consentimento, transferir dados para outro fornecedor e várias outras ações. O tratamento desses dados deve levar em consideração requisitos como finalidade e necessidade.

Para fiscalizar e aplicar as penalidades, o Brasil conta com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais, a ANPD. Ou seja, tem aplicação sim de penalidade.

Por fim, a lei é dividida em 4 partes: 

1. A privacidade é um direito civil; 
2. Utilização de mecanismos de segurança para os bancos de dados; 
3. Termos de privacidade em linguagem de fácil compreensão; 
4. Pagamento de multa para o não cumprimento da LGPD.

A LGPD nas empresas

Os dados e informações nos negócios, principalmente para os gestores, é extremamente importante. Através deles, é possível realizar diversos processos internos, como por exemplo: recrutamento e seleção, admissão, desligamento, cálculo de folha de pagamento, avaliação de desempenho, plano de carreira etc.

A partir disso, sabemos que é inevitável não trabalhar com dados pessoais, bancários ou outras informações, porém, quando nas mãos erradas, elas podem ser usadas para fraudes ou golpes que colocam em risco a segurança dos colaboradores.

O setor de RH é um dos que mais trabalha com informações pessoais e por isso, a LGPD traz muitos impactos na rotina. Sem as mudanças de acordo com a LGPD, o setor não poderá estar em conformidade com a lei. 

Confira abaixo alguns exemplos de procedimentos que agora exigem mais atenção dos profissionais:

• Dados pessoais no geral (endereço, dados bancários, etc.); 
• Exames admissionais; 
• Banco de currículos; 
• Dados fornecidos para as seguradoras de planos de saúde; 
• Envio de dados para os sindicatos e órgãos públicos; 
• Dados compartilhados para fechamento de folha de pagamento.

O que o RH pode fazer para se garantir é:

Oferecer um termo de consentimento, assim o RH só poderá utilizar os dados com um termo de autorização que tenha o consentimento do colaborador ou candidato. Nesse termo, precisa constar a finalidade do uso e a duração de tempo em que serão armazenados.

O setor também pode coletar apenas informações realmente necessárias. Diante disso, é preciso ter atenção aos dados requeridos em processos de Recrutamento e Seleção.

É importante ter maior controle da segurança de dados como os de plano de saúde, de atestados médicos e outras rotinas que envolvem os colaboradores atuais da empresa.

Por fim, os gestores precisarão utilizar meios e ferramentas que irão auxiliar o setor a redobrar a segurança dos dados de todos os indivíduos e permitir que eles não o façam.

Visando o melhor uso e preservação dos dados, desde o momento da pré-seleção, até o desligamento, o RH precisa de uma revisão e mudança de comportamento na área. O setor deve passar a considerar a proteção de dados em toda a gestão operacional dos funcionários e de colaboradores terceirizados. Todos devem se adequar à LGPD.

Com isso, práticas como: armazenamento de dados de dependentes, uso da imagem do funcionário em site, redes sociais, campanhas de vacinação e até utilização de mídias pagas, por envolverem o tratamento de dados pessoais, devem estar adequados de acordo com a legislação.

As únicas pessoas que podem manipular esses dados são:

• Os titulares dos dados: nesse caso, o RH, o candidato ou o colaborador;
• Controladores e operadores dos dados: os profissionais que possuem contato direto com os dados pessoais fornecidos como TI;
• Processadores de dados: as ferramentas que são utilizadas para recolher, manipular e armazenar os dados.

Como a LGPD afeta o R&S 

• No processo de admissão: 

O cuidado com os dados deve começar no momento de abertura da vaga, visto que no processo de pré seleção já é necessário manusear dados pessoais. Por esse motivo, é preciso pensar se existe alguma intenção em manter um banco de talentos, porque dependendo da natureza desses dados é possível que precise de consentimento.

A empresa precisa informar ao candidato qual a finalidade do uso desses dados, qual o tempo que eles ficarão armazenados e as consequência, caso opte por não dar consentimento.

Na contratação, a coleta precisa ser restrita e possuir um aviso que deve ser assinado pelo contratante e contratado. O compartilhamento de informações com terceiros, como operadoras de saúde e outros benefícios, também devem receber atenção.

• No processo de desligamento: 

Mandar alguém embora é sempre difícil, né? Com a LGPD, em caso de desligamento do colaborador, deve-se observar quais os dados precisarão ser mantidos na empresa e quais deverão ser excluídos, em razão do término do contrato.

Se você ainda está em dúvida se faz tudo da forma adequada, pode recorrer também a profissionais da área para um auxílio maior, e seguir algumas das dicas a seguir: 

• Procurar se informar sobre a lei; 
• Buscar consultoria especializada e um profissional de segurança da informação;
• Saber quais são as situações de risco da sua empresa e nicho; 
• Saber de onde, quando e como são coletados os dados de clientes, fornecedores e colaboradores;
• Descobrir onde os dados são guardados; 
• Avaliar se os colaboradores sabem evitar vazamentos ou se possuem noção da sua responsabilidade; 
• Buscar tecnologias e ferramentas para auxiliar nas adaptações; 
• Fazer reuniões e treinamentos para alinhar toda a equipe com a lei.

Lembre também que uma empresa que está em conformidade é melhor vista no mercado, a preocupação em deixar a “casa arrumada” traz grandes benefícios.

Softwares de recrutamento e seleção e gestão de RH possuem altos níveis de segurança no que diz respeito a dados, o que dificulta o acesso a esse tipo de informações, evitando que empresas sofram as sanções que serão impostas pela LGPD.

Caso você já utilize alguma ferramenta do tipo, verifique se eles já estão atuando em conformidade com a LGPD e se estão prontos para atender essas novas necessidades. Se não, você pode procurar por empresas que oferecem essa segurança, uma delas é a RHGestor.

Quais são os riscos de não seguir a lei?

Se não for cumprida a LGPD, a empresa pode receber multas por negligências que podem chegar até 2% do faturamento da empresa ou até 50 milhões por infração.

Como o objetivo principal da lei é impedir o uso indiscriminado dos dados, é possível que casos de descuidos, em que realmente não houve a intenção de deixar um dado vazar, sejam corrigidos por meio de advertências e orientações. Já aqueles em que está clara a má-fé, como a venda de cadastros de e-mail e telefones, por exemplo, devem ser punidos com multas.

Conclusão

Estar em conformidade com as leis e acompanhar as novidades pode ser muito benéfico para a sua empresa. Conte com uma plataforma completa de gestão de pessoas para automatizar os seus processos e se manter de acordo com a LGPD.

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