Onboarding: como fazer de forma eficiente em sua empresa

Em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, a retenção de talentos se tornou um desafio do século atual para as empresas.

O processo de onboarding, que vai muito além da simples apresentação do novo funcionário, surge como uma ferramenta eficiente para engajar, motivar e integrar o profissional, garantindo sua rápida adaptação e alta performance.

Um onboarding bem estruturado é um investimento estratégico que impacta diretamente na produtividade, no clima organizacional e na redução do turnover, principalmente nas médias e grandes empresas.

A RHGestor by Sólides é uma empresa especializada em sistema de rh, e por isso, neste artigo completo, vamos explorar as melhores práticas para criar um onboarding eficiente, desde o planejamento até a avaliação dos resultados.

Além disso, vamos destacar como a automação desse processo, por meio de um sistema de RH, pode otimizar o tempo, reduzir custos e garantir uma experiência positiva para o novo colaborador.

O que é o processo de onboarding?

O processo de onboarding é uma estratégia de integração que visa adaptar o novo colaborador à cultura, às funções e à equipe da empresa e ele conta com diversas etapas.

Nas médias e grandes empresas, o onboarding assume um papel ainda mais crucial, devido à complexidade das estruturas organizacionais e ao grande volume de informações a serem transmitidas.

Qual é a importância do onboarding para o colaborador?

Para o colaborador, o onboarding facilita seu processo de adaptação e ainda pode ajudar a diminuir a curva de aprendizado dele na empresa. Veja alguns fatores importantes elencados:

• Adaptação: Facilita a adaptação ao novo ambiente, cultura e rotinas da empresa;
• Engajamento: Promove o engajamento e o sentimento de pertencimento, aumentando a motivação e a satisfação;
• Produtividade: Acelera a curva de aprendizado, permitindo que o colaborador se torne produtivo mais rapidamente;
• Confiança: Transmite segurança e confiança, reduzindo a ansiedade e o estresse do início de um novo emprego;
• Clareza: Alinha expectativas e fornece informações claras sobre o papel, responsabilidades e metas.

Qual é a importância do onboarding para a empresa?

Já para a empresa, o onboarding é crucial. Sobretudo no que diz respeito ao aproveitamento do colaborador e retenção. Veja abaixo:

• Retenção de talentos: Reduz a rotatividade de funcionários, diminuindo custos e otimizando o investimento em recrutamento e seleção;
• Aumento da produtividade: Colaboradores bem integrados e treinados contribuem para o aumento da produtividade e eficiência da equipe;
• Fortalecimento da cultura: Permite transmitir os valores e a missão da empresa, alinhando o novo colaborador à cultura organizacional;
• Melhora do clima organizacional: Contribui para um ambiente de trabalho positivo e colaborativo;
• Otimização de tempo e recursos: A automação do onboarding, por meio de um sistema de RH, otimiza o tempo dos profissionais de RH e reduz os custos com treinamentos e materiais impressos.

O que é o onboarding digital?

O onboarding digital é a versão online do processo tradicional de integração de novos colaboradores.

Por meio de webinars, vídeos gravados, reuniões remotas, sistemas de automação e outras tecnologias é possível facilitar a adaptação, o aprendizado e o engajamento, proporcionando uma experiência mais eficiente e personalizada mesmo a distância ou com empresas que trabalham de forma remota!

Quais são as fases do onboarding?

O processo de onboarding é dividido em algumas fases, cada uma com objetivos e atividades específicas para garantir uma integração eficaz do novo colaborador. As principais fases são:

Pré-onboarding:

• Esta fase começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho do colaborador;
• O objetivo é preparar o terreno para a chegada do novo membro da equipe, fornecendo informações essenciais sobre a empresa, a cultura organizacional e os procedimentos iniciais;
• As atividades podem incluir o envio de informações sobre a empresa, formulários de admissão, materiais de leitura e vídeos de boas-vindas.

Recepção e boas-vindas:

• Esta fase marca o início oficial da jornada do colaborador na empresa;
• O objetivo é criar um ambiente acolhedor e positivo, apresentando o novo membro da equipe aos seus colegas, líderes e à cultura da empresa;
• As atividades podem incluir um tour pelas instalações, apresentações da equipe, um kit de boas-vindas e um almoço de integração.

Treinamento e capacitação:

• Nesta fase, o colaborador recebe o treinamento necessário para desempenhar suas funções com eficiência;
• O objetivo é fornecer as ferramentas, os conhecimentos e as habilidades necessárias para que o novo membro da equipe se torne produtivo o mais rápido possível;
• As atividades podem incluir treinamentos em sistemas internos, workshops sobre processos da empresa, apresentações sobre produtos e serviços e sessões de mentoria.

Integração e acompanhamento:

• Esta fase se concentra na integração do colaborador à equipe e à cultura da empresa;
• O objetivo é garantir que o novo membro da equipe se sinta incluído, engajado e apoiado em seu desenvolvimento profissional;
• As atividades podem incluir reuniões regulares com o líder direto, feedbacks sobre o desempenho, oportunidades de networking e participação em projetos de equipe.

Avaliação e feedback:

• Esta fase finaliza o processo de onboarding e avalia a eficácia do programa;
• O objetivo é coletar feedback do novo colaborador sobre sua experiência de integração e identificar áreas de melhoria no processo de onboarding;
• As atividades podem incluir pesquisas de satisfação, entrevistas individuais e análise de métricas de desempenho.

É importante ressaltar que a duração e a intensidade de cada fase podem variar dependendo do porte da empresa, do cargo do colaborador e da complexidade da cultura organizacional. é importante também ser cauteloso para não tornar o processo cansativo e colher o efeito contrário do que esperava, que é o engajamento!

Quais são os “4Cs” do onboarding?

Os 4Cs do onboarding são um modelo que visa otimizar a experiência de integração de novos colaboradores, garantindo que se sintam acolhidos, preparados e engajados desde o primeiro dia. Cada "C" representa um aspecto fundamental do processo:

Conformidade: Refere-se ao cumprimento das normas legais, políticas e regulamentares da empresa. Envolve basicamente a apresentação de documentos, formulários e informações sobre os direitos e deveres do colaborador;

Clarificação: Foca no alinhamento das expectativas da empresa com as do colaborador. O objetivo é garantir que o colaborador compreenda seu papel na organização e como seu trabalho contribui para os objetivos da empresa;

Cultura: Diz respeito à imersão do colaborador na cultura e nos valores da empresa. Basicamente é a apresentação da missão, visão e valores da organização, bem como das normas informais e costumes da equipe;

Conexão: Enfatiza a importância da criação de redes de relacionamento na empresa. Essa fase envolve a apresentação do colaborador aos seus colegas, líderes e outros membros da equipe, bem como a promoção de atividades de integração e networking.

Quanto tempo deve durar o processo de onboarding?

A duração do processo de onboarding pode variar significativamente, dependendo de diversos fatores, como o porte da empresa, a complexidade da função e a cultura organizacional. No entanto, existem algumas diretrizes gerais que podem ajudar a entender melhor esse período:

Duração média:

• Em geral, o processo de onboarding pode durar de algumas semanas a vários meses;
• Muitas empresas consideram que um período ideal de onboarding se estende por, pelo menos, os primeiros três meses de emprego;
• Algumas organizações optam por estender o processo por até 12 meses, especialmente para cargos de alta complexidade ou que exigem um conhecimento profundo da empresa.

Fatores que influenciam a duração:

• Complexidade da função: Cargos que exigem um alto nível de conhecimento técnico ou habilidades específicas podem exigir um período de onboarding mais longo;
• Cultura da empresa: Empresas com culturas complexas ou que valorizam muito a integração social podem ter processos de onboarding mais longos;
• Porte da empresa: Empresas maiores geralmente têm processos de onboarding mais estruturados e demorados do que empresas menores;
• Tecnologia: A utilização de ferramentas digitais e sistemas de RH pode otimizar o tempo de algumas etapas do onboarding.

Etapas e tempo:

• As primeiras semanas são cruciais para a adaptação inicial, com foco em treinamento e apresentação da equipe;
• Os primeiros três meses são importantes para consolidar o aprendizado e integrar o colaborador à cultura da empresa;
• Após esse período, o acompanhamento contínuo e o feedback regular são essenciais para garantir o sucesso a longo prazo.

Importância do acompanhamento:

• Independentemente da duração do processo de onboarding, é fundamental que a empresa acompanhe o novo colaborador de perto, oferecendo suporte e feedback constante;
• Reuniões regulares com o líder direto, pesquisas de satisfação e avaliações de desempenho são ferramentas importantes para garantir que o colaborador esteja se adaptando bem.

Como fazer um onboarding eficiente?

Se você é um gestor de RH e está estruturando a área de onboarding, siga os passos abaixo e veja como criar de maneira eficiente:

1. Planejamento Estratégico:

• Defina objetivos claros: Determine o que você espera alcançar com o onboarding;
• Personalize o processo: Adapte o onboarding às necessidades de cada função e indivíduo;
• Crie um cronograma: Estabeleça um plano detalhado para as primeiras semanas e meses.

2. Pré-Onboarding:

• Comunicação antecipada: Envie informações sobre a empresa, cultura e expectativas;
• Documentação: Prepare formulários e documentos para agilizar o primeiro dia;
• Espaço de trabalho: Organize a mesa, equipamentos e materiais necessários.

3. Primeiro Dia Memorável:

• Recepção calorosa: Receba o novo colaborador com entusiasmo e apresente a equipe;
• Tour pelas instalações: Mostre o local de trabalho, áreas comuns e pontos importantes;
• Apresentação da empresa: Compartilhe a história, missão, valores e cultura da organização.

4. Treinamento e Desenvolvimento:

• Treinamento específico: Forneça informações sobre ferramentas, sistemas e processos;
• Mentoria: Designe um mentor para acompanhar o novo colaborador;
• Feedback contínuo: Realize reuniões regulares para acompanhar o progresso e oferecer suporte.

5. Integração Social:

• Apresentação da equipe: Facilite a interação entre o novo colaborador e seus colegas;
• Atividades de integração: Promova eventos e atividades para fortalecer o relacionamento;
• Cultura da empresa: Incentive a participação em eventos e projetos da organização.

6. Avaliação e Melhoria:

• Pesquisa de satisfação: Colete feedback do novo colaborador sobre o processo de onboarding;
• Análise de resultados: Avalie o desempenho do onboarding e identifique áreas de melhoria;
• Ajustes contínuos: Adapte o processo com base no feedback e nos resultados obtidos.

7. Ferramentas e Recursos:

• Sistemas de RH: Utilize softwares para automatizar tarefas e gerenciar informações;
• Plataformas de treinamento online: Ofereça cursos e materiais de aprendizagem acessíveis;
• Comunidades online: Crie espaços para interação e troca de informações.

Além dessas dicas, criamos abaixo um checklist que pode deixar todo o processo ainda mais claro, acompanhe!

Checklist para executar um onboarding eficiente

Nós trouxemos essa visão mais clara e detalhada sobre o início de um onboarding para auxiliar você na programação. Adeque as dicas para o perfil e cultura da sua empresa!

Veja algumas ações para fazer antes do primeiro dia:

Preparação da documentação:

• Reúna todos os documentos necessários para a admissão.
• Digitalize os documentos para facilitar o acesso e o armazenamento.

Preparação do espaço de trabalho:

• Organize a mesa, o computador e os materiais de trabalho.
• Verifique se todos os sistemas e softwares estão funcionando corretamente.

Comunicação inicial:

• Envie um e-mail de boas-vindas com informações sobre o primeiro dia.
• Compartilhe informações sobre a cultura da empresa e os benefícios oferecidos.

Planejamento do primeiro dia:

• Crie um cronograma detalhado para o primeiro dia de trabalho.
• Prepare apresentações da equipe e dos líderes.

Veja algumas ações para fazer no primeiro dia:

Recepção acolhedora:

• Receba o novo colaborador com um sorriso e apresente-o à equipe.
• Realize um tour pelas instalações da empresa.

Apresentação da empresa e da cultura:

• Apresente a história, a missão, a visão e os valores da empresa.
• Explique as políticas internas e os procedimentos da empresa.

Apresentação da equipe e dos líderes:

• Apresente o novo colaborador aos seus colegas e líderes diretos.
• Facilite a interação e o networking entre os membros da equipe.

Treinamento inicial:

• Forneça informações básicas sobre as ferramentas e os sistemas utilizados na empresa;
• Explique as expectativas e os objetivos do cargo.

Veja algumas ações para fazer na primeira semana:

Treinamento específico:

• Ofereça treinamentos detalhados sobre as funções e responsabilidades do cargo.
• Forneça materiais de apoio e recursos online.

Acompanhamento do líder:

• Realize reuniões regulares para acompanhar o progresso e o desempenho do novo colaborador.
• Ofereça feedback construtivo e suporte contínuo.

Integração social:

• Promova atividades de integração e networking entre os membros da equipe.
• Incentive a participação em eventos e projetos da empresa.

Veja algumas ações para fazer no primeiro mês:

Avaliação do desempenho:

• Realize uma avaliação formal do desempenho do novo colaborador.
• Identifique áreas de melhoria e defina metas para o futuro.

Feedback contínuo:

• Mantenha um diálogo aberto e constante com o novo colaborador.
• Ofereça feedback regular sobre o desempenho e o desenvolvimento profissional.

Acompanhamento do progresso:

• Acompanhe o progresso do novo colaborador em relação às metas estabelecidas.
• Ofereça suporte e recursos adicionais, se necessário.

Como o Sistema de RH da RHGestor by Sólides pode otimizar o processo de onboarding da sua empresa

A RHGestor by Sólides possui mais de 10 anos de excelência em soluções para a gestão estratégica de pessoas. Através do nosso sistema, o líder realiza a gestão de todo o ciclo de vida do colaborador dentro da organização em um único software, economizando tempo e custos com softwares segmentados.

Por isso, ao iniciar o processo de onboarding você precisa aderir ao software de rh da RHGestor, veja algumas funcionalidades:

• Automação de tarefas: A RHGestor by Sólides automatiza tarefas como envio de documentos, agendamento de treinamentos e pesquisas de satisfação, economizando tempo e recursos;
• Centralização de informações: O sistema armazena todas as informações do novo colaborador em um único local, facilitando o acesso e a gestão;
• Personalização do onboarding: O RHGestor permite personalizar o processo de onboarding de acordo com o perfil e as necessidades de cada colaborador;
• Acompanhamento do progresso: O sistema monitora o progresso do novo colaborador em cada etapa do onboarding, identificando possíveis dificuldades e oferecendo suporte personalizado;
• Geração de relatórios: O RHGestor gera relatórios completos sobre o processo de onboarding, permitindo analisar os resultados e identificar oportunidades de melhoria.

Fale com um especialista clicando aqui e garanta uma integração eficaz e um início de jornada positivo para os novos colaboradores!