Com 7 anos de experiência na área de RH, Paola Alves entrou para a empresa no início de 2022 com o desafio de estruturar um setor de RH do zero sendo um RH generalista, com funções que incluíam implantar todos os subsistemas de RH, cuidar do departamento pessoal, treinamento e desenvolvimento das equipes e do endomarketing. 

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Uma gestão de pessoas eficaz é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer empresa, e a escolha da tecnologia certa para isso deve ser uma decisão estratégica, pois pode impactar de forma significativa o desempenho organizacional.

Nesta edição, o RH em Pauta conversou com Paola Alves, responsável pela área de pessoas da Falcon, uma administradora de hotéis que está há 6 anos no mercado e administra atualmente 23 hotéis, entre eles as marcas Ibis, Mercure e possui parceria com a rede de hotéis Accor. 

Vamos entender as motivações que levaram à decisão de adotar uma tecnologia de gestão de pessoas na empresa. Além de compreender como a transição de um RH operacional e baseado em planilhas para um RH automatizado pode atrair mais clientes e contribuir para o crescimento do negócio. 

Paola, quais foram os principais fatores ou desafios que motivaram sua empresa a buscar uma nova solução de gestão de RH?

O principal desafio que eu enfrentava não tendo uma plataforma era a falta de informações reais dos hotéis. Como cuidamos do RH de diversas redes, eu precisava saber tudo sobre os colaboradores. Por exemplo, para promovermos um gerente ficávamos muito no achismo, pois não tínhamos dados para nos basear. Além disso, eu sentia muita falta de uma plataforma na hora de realizar atividades como pesquisas de clima e avaliações de desempenho. 

Foi se tornando insustentável continuar trabalhando desta forma também pelo crescimento da empresa, já que para 2024 estamos com a entrada de mais três hotéis. E para além do aumento no número de clientes, a nossa equipe também vai crescer mais e não vamos conseguir ter mais controle trabalhando só com planilhas, pois preciso de informações precisas. 

Então são vocês quem cuidam dos colaboradores de todos os hotéis da rede?

Isso! Eu não tenho um RH dentro de cada hotel, então o próprio gerente é quem faz essa parte de gestão, mas eu estou aqui como um apoio para ele. Nós quem fazemos as atualizações de benefícios daqui da matriz, assim como toda a negociação dessas implantações, e os treinamentos das equipes também partem da gente. Como temos esse contato direto com os gerentes, sempre que eu vejo uma coisa legal, que eu acho que vai fazer sentido para a operação deles, eu encaminho e sugiro que testem visando melhorar também o dia a dia deles, e isso é um pouco de como funciona hoje a nossa rotina. 

Eu imagino que lidar com todas essas equipes exige um trabalho extremamente minucioso…

Sim, temos que considerar que cada hotel tem a sua particularidade, já que eles são divididos por marcas, e cada uma delas tem a sua identidade. E é interessante que mesmo sendo da mesma região, cada equipe tem um jeito diferente de trabalhar no qual temos que aprender a lidar. Dessa forma, as equipes devem ser tratadas de jeitos diferentes conforme as suas especificidades. 

Você poderia compartilhar como conheceu a solução RHGestor?

Eu conheci a RHGestor por meio de um telefonema que eu recebi do time comercial no segundo semestre de 2023, justamente na época em que eu estava buscando por uma solução de RH. 

E quais foram as suas primeiras impressões quando vocês fizeram a reunião de demonstração da plataforma?

De primeira, o que me encantou foi o fato de ela ser muito completa e ter desde a parte de admissão até a parte de treinamento. Nas outras plataformas que eu vi tinham limite para utilizar algumas das funcionalidades, como a de testes comportamentais, o que era um empecilho para mim, já que a quantidade de colaboradores só vem crescendo. Sendo assim, seria inviável precisar pagar a mais para os testes de avaliação que eu preciso aplicar.

O fato de vocês terem tudo dentro de um lugar só também vai facilitar muito para os gestores dos hotéis, pois eles terão acesso a tudo que a plataforma oferece justamente por estar tudo integrado ali, de forma que eles não precisam buscar informações de uma ponta a outra. 

Você contou um pouco sobre os desafios que te levaram a buscar uma plataforma de RH, então vocês não estavam utilizando nenhum sistema, eram só planilhas mesmo? 

Não utilizavamos nenhuma plataforma. Quando entrei na Falcon criei diversas planilhas para contemplar todos os nossos processos. Para estruturar essas planilhas, realizei visitas aos hotéis para entender como funcionava as operações.

Como não havia um setor de RH quando eu cheguei, recorri a um estudo de campo, para poder conhecer a rotina dos gerentes, entendendo que não adiantaria nada eu trazer da outra empresa que eu vim as mesmas coisas para o RH daqui, porque o que funcionava lá não necessariamente funcionaria aqui. 

Então fui entender a rotina deles, e a partir disso eu montei todos os nossos processos de RH, e estruturei as planilhas da forma mais prática possível para que eles não tivessem tanto trabalho. Porém mesmo com as planilhas prontas, tendo tudo dentro de um dashboard só, ainda ficava bem confuso, às vezes mudava uma fórmula aí bagunçava toda a planilha, tinha que ficar arrumando, era uma loucura! 

Como você falou que já tinha essa vontade de ter uma plataforma e que até chegou a entrar em contato com outras soluções, quais foram os diferenciais que te levaram a escolher a RHGestor? 

Primeiramente, acho que foi o custo-benefício, para tudo que vocês oferecem eu acho que essa é uma vantagem em relação às outras. Também achei o sistema bem prático, o que é muito importante para a gente, pois os gerentes não cuidam somente da parte de pessoas mas também de toda operação, e como não possuem pessoas específicas para isso, eles precisam de uma coisa que seja ágil, e que não seja tão técnico e sim mais prático. 

Outros diferenciais são a facilidade de utilização e o bom atendimento do suporte. Seguindo o conselho de uma das Closer de vocês, eu entrei em contato com outra empresa que utiliza a plataforma e conversei com o RH deles, e nessa conversa ela já me convenceu de que a plataforma era exatamente o que eu estava precisando. 

Outra funcionalidade que achei um diferencial de vocês é a universidade corporativa. Nas outras plataformas que pesquisei não tinham isso, inclusive as partes de treinamento e desenvolvimento eram bem rasas. Eu achei que faz muito sentido ter a universidade corporativa na plataforma em relação ao que a Falcon vai focar agora em 2024, que é nessa parte de desenvolvimento da liderança. Então a ideia é focar nessa parte de desenvolvimento de toda a equipe, o que levou que essa funcionalidade também chamasse a atenção do meu gestor. 

Quais são as suas expectativas e da diretoria em implantar um RH mais estratégico com a RHGestor? 

A minha maior expectativa é a de obter dados para as tomadas de decisões. Como comentei, não gosto de trabalhar com achismo, gosto de ter dados reais em mãos para poder analisar na hora de desenvolver um colaborador. 

Além disso, hoje temos alguns gastos com treinamentos que podem ser evitados se tivermos dados que nos levem a compreender se determinado curso é realmente o que o colaborador está precisando naquele momento. Buscando assim um maior aproveitamento deles nos treinamentos ofertados e uma centralização desses cursos. 

Em relação ao meu trabalho diretamente, hoje eu passo boa parte do meu tempo tirando dúvidas dos gerentes, e às vezes preciso pegar coisas para fazer pra eles, o que não é a ideia. Quero poder focar mais na parte estratégica mesmo, trabalhar em cima dos dados e trazer soluções reais para todos os hotéis e também aqui para a nossa matriz, para que o RH esteja mais alinhado com as estratégias da empresa. 

Como a plataforma também será utilizada pela diretoria dos hotéis, quais são as perspectivas de melhoras para eles? 

Temos uma grande expectativa de que a plataforma irá facilitar o dia a dia dos gerentes com as avaliações, treinamentos e até na parte de departamento pessoal, que ficava muito em função de enviar planilhas para a contabilidade, o que corre o risco de perder a planilha no meio dos e-mails. As solicitações também eram feitas por e-mails, o que abria espaço para dúvidas e mais achismos. Então eu acho que o sistema vai facilitar para que eles não fiquem tão perdidos em relação a isso. 

E com base no que você conhece até aqui da plataforma, que conselho você daria para outras empresas que estão nessa busca para começar a usar uma plataforma de RH?

Quando eu cheguei, a primeira coisa em que eu pensei foi que eu iria precisar de um sistema de RH para as coisas poderem funcionar, só que quando eu entrei ainda não era o momento. Até apresentei um projeto para o Fernando, que é o nosso CEO, mas não era um momento em que podíamos fazer as implantações. Estávamos passando por muitas mudanças dentro da empresa, e não seria possível. 

Hoje, eu acho que eu deveria ter insistido mais com o meu gestor em relação a implantação de um sistema desde o início, porque a empresa fica com muitos vícios, o que gera mais trabalho e exige muito tempo. Eu gostaria de ter insistido lá atrás e mostrado que seria um custo ali no momento, mas que a longo prazo veríamos o resultado disso; eu acho que as coisas seriam diferentes. 

Por isso, eu acho que é um investimento que vale muito a pena, até pela questão de desenvolvimento da equipe. Eu acho que a Falcon estaria muito mais avançada em relação a isso se já estivesse utilizando a plataforma há algum tempo. 

Então é esse conselho que eu dou, acho que vale a pena sim, é um custo que ele se paga sozinho ao longo do tempo conforme fomos colhendo os resultados. Foi isso que eu apresentei ao meu gestor. O fato de não ter uma plataforma nos deixa atrasados, tendo que alimentar várias planilhas, o que faz com que a gente não saia do lugar. Então acho que o sistema é um ótimo benefício nesse sentido, só ajuda a crescer ainda mais e também a profissionalizar o RH. 

Se a equipe está muito presa a essas operações e atualizações manuais não sobra muito tempo para contratar assertivamente e consequentemente para o crescimento da empresa, né? 

Exatamente, foi até o que eu falei para o meu gestor quando eu apresentei a proposta. Ter uma plataforma de RH é muito benéfico para nós até mesmo em termos de mercado, pois quando formos fechar um novo hotel e apresentarmos para o investidor quais são as soluções de RH que nós temos, ele com certeza verá aquilo com outros olhos. Dessa forma, passará a enxergar a Falcon como uma empresa realmente profissional, que preza pelos colaboradores e que se preocupa não só com o financeiro, mas também com as pessoas. 

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