Headcount: Plano de Ocupação (PO) e avaliação do Quadro de Lotação

O Headcount basicamente é a contagem total de pessoas empregadas em uma organização. Este termo é comumente utilizado no contexto de RH buscando se referir tanto ao valor total de colaboradores na empresa ou em determinado departamento, equipe e projeto. 

Entendendo a importância da compreensão do que é Headcount para uma organização, ao longo deste artigo vamos abordar: 

• O que é Headcount;
• Como calcular; 
• Como calcular o índice de Headcount; 
• Qual a importância para a empresa?; 

O que é headcount 

O termo Headcount, traduzido para o portugues literal significa contagem de cabeças, que no âmbito corporativo funciona como uma contagem de colaboradores nas organizações.

Para além de uma contagem geral, o headcount permite acompanhar a evolução do número de funcionários ao longo de um determinado período e também o tamanho da força de trabalho. 

Possui um papel fundamental pois é uma das principais maneiras com que as empresas medem tanto o crescimento quanto a redução da sua equipe em relação a metas e objetivos estabelecidos. 

Assim como a contagem pode ser feita de forma mais geral, o índice de headcount pode ser utilizado para calcular outras métricas igualmente importantes, como a produtividade média por colaborador, a relação de funcionários por departamento e até mesmo o custo total da folha de pagamento. 

Como calcular 

Para começar a calcular o Headcount, é muito importante saber qual é o número de funcionários ativos na empresa, ou no departamento que está sendo analisado. Para cada organização o processo varia, de acordo com o tamanho, a complexidade e a disponibilidade de dados. 

Para facilitar a compreensão, preparamos um passo a passo mais geral para calcular o headcount na sua empresa: 

1- Defina o periodo no qual você deseja calcular o headcount 

O período pode variar conforme as necessidades da sua empresa, sendo mensal,   trimestral ou anual, por exemplo. 

2 – Verifique os registros dos colaboradores 

Consulte o RH para conferir informações atualizadas da equipe, entre esses dados podem constar: afastamentos, admissões, demissões, licenças e afastamentos, por exemplo. 

3 –  Conte os funcionários em período integral e parcial

Por fim, certifique-se de incluir todos os colaboradores na conta, tanto os que trabalham integral quanto os que estão na organização por apenas meio período. 

Qual a importância para as empresas 

O cálculo do headcount fornece uma visão clara da composição e do tamanho da força de trabalho de uma organização em determinado período de tempo, com isso, traz diversos benefícios importantes para o desenvolvimento da empresa. 

Um dos pontos que o Headcount contribui é para o controle de custos, já que está diretamente ligado aos custos do setor de RH, voltados para contratações, treinamentos e desenvolvimentos dos colaboradores. Entender quantas pessoas atuam na empresa permite esse controle.

Ao comparar o número de funcionários com a produção ou a receita, é possível identificar se a equipe está trabalhando de forma otimizada ou se existem gargalos ou excessos de mão de obra. O headcount pode ser utilizado para calcular a eficiência da empresa. 

Acompanhar o headcount ao longo do tempo permite que as empresas identifiquem tendências e padrões de crescimento ou declínio da equipe. Isso pode ajudar a prever mudanças no mercado ou no ambiente de negócios e a tomar decisões proativas.

Saber o número total de funcionários permite que as empresas planejem suas necessidades de recursos humanos de forma mais eficaz. Com base nas metas e objetivos estratégicos, a empresa pode determinar quantos funcionários são necessários para atingir as metas estabelecidas.

Com base nos dados de headcount, as empresas podem fazer ajustes estratégicos em suas operações. Se houver um crescimento significativo no negócio, pode ser necessário contratar mais funcionários ou realocar recursos para atender à demanda. Da mesma forma, em tempos de desafios econômicos, pode ser necessário reduzir o headcount para garantir a sustentabilidade financeira.

Por fim, o  headcount ajuda as empresas a identificarem talentos internos e planejarem o desenvolvimento e a sucessão dentro da organização. Saber quantos colaboradores existem em cada nível hierárquico é essencial para o planejamento de carreiras e para a identificação de possíveis lacunas de habilidades.

Plano de ocupação 

Um plano de ocupação realizado pelo setor de RH é uma estratégia que visa otimizar a alocação de recursos humanos e talentos dentro da organização. Esse plano tem como objetivo garantir que as pessoas certas estejam nos lugares certos, com as habilidades adequadas, para maximizar o desempenho e a eficiência da empresa. 

Para realizar um plano de ocupação, existem alguns passos que podem ser seguidos, de forma geral, são eles: 

• Compreender as necessidades da empresa em termos de recursos humanos, o que inclui identificar os cargos e funções necessários para alcançar os objetivos estratégicos da organização;
• O RH deve trabalhar com os gerentes de departamento para criar descrições claras e detalhadas de cada cargo;
• Avaliar as habilidades e competências dos funcionários existentes para identificar lacunas entre as necessidades da empresa e a capacidade atual da equipe;
• Elaborar um plano de desenvolvimento para capacitar os funcionários a preencher as lacunas de habilidades identificadas, através de treinamentos, cursos, programas de capacitação e outras iniciativas de desenvolvimento.;
• Se possível, o RH procura identificar oportunidades para promover funcionários ou transferi-los para áreas que estejam mais alinhadas com suas habilidades e aspirações;
• Se houver posições que não possam ser preenchidas internamente, o RH inicia o processo de recrutamento e seleção externa;
• O RH deve acompanhar a implementação do plano e revisá-lo periodicamente para garantir que ele continue alinhado com as necessidades em constante evolução da empresa.

O Headcount caminha juntamente com o plano de ocupação, pois é através deste que é possível realizar um dimensionamento do espaço. Como a contagem de colaboradores influencia diretamente a quantidade de espaço físico necessário para acomodar todos os colaboradores de forma confortável e estruturada. 

Conforme o índice de headcount muda, o plano de ocupação deve ser remanejado, dessa forma, não é possível desvincular um do outro, ambos estão interligados para que a organização se mantenha organizada e um bom ambiente de trabalho para os profissionais que integram a equipe. 

Avaliação do quadro de colaboradores 

A avaliação do quadro de colaboradores, como sugere o nome, refere-se a uma análise periódica e sistemática dos colaboradores para medir: desempenho, habilidades, competências, potencial de crescimento e sintonia com os objetivos da empresa. 

Ter um quadro de funcionários atualizado na empresa facilita várias questões e momentos de tomada de decisão, como a expansão de equipes, transferência de profissionais, controle de registros e datas de contratação, por exemplo.

Alguns dos benefícios de ter um quadro de colaboradores atualizado são: 

• Evita o acúmulo de funções pois as tarefas estão bem distribuídas; 
• É possível ter clareza dos impactos de uma redução ou aumento deste quadro; 
• Possibilita uma avaliação eficaz de quais setores precisam de mais profissionais. 

Ao avaliar o quadro de colaboradores, a empresa pode identificar lacunas de habilidades ou carências em determinados departamentos ou áreas de atuação. Essa análise pode influenciar a decisão de contratar novos funcionários para preencher essas lacunas, o que pode levar a um aumento no quadro de funcionários, influenciando no índice de headcount. 

Asssista também ao vídeo sobre Headcount no canal da RHGestor no YouTube: 

Conclusão 

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